一、采购人：广东省人事考试局

　　二、采购内容：购买服务

　　三、采购项目名称：档案管理系统产品服务

　　四、采购预算金额：9.5万元

　　五、采购需求：

　　为规范党政机关电子公文归档管理工作，根据《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784-2021）和《广东省党政机关电子公文归档管理暂行办法》对电子档案管理系统建设的要求。采购人根据实际业务需要和应用场景，采购一套档案管理系统产品服务，系统产品要体现管理规范、资源共享、确保安全的原则，遵循国家和地方各类档案管理标准、规范、高效、可靠地采集和管理档案信息资源，提供简便、高效、稳定的查阅利用档案资源。

　　（一）系统架构

　　1.系统采用B/S结构，支持浏览器访问，可通过桌面映射盘访问系统，不依赖任何第三方软件、中间件、硬件。系统采用主流开发语言设计开发。

　　2.支持文件格式类型：office类型、pdf、图片、图纸、视频音频、压缩包等。

　　3.系统兼容性：支持与OA办公系统或者其他业务系统对接，实现文档档案一体化操作。

　　4.系统扩展性：具有良好的动态性与可扩展性，支持动态修改、扩充和调整。

　　（二）档案采集

　　1.需对业务档案、人事档案、文书档案、科技档案、实物档案、声像档案等各种档案资料进行采集和管理。

　　2.支持单份、批量录入、同步上传、映射、浏览器上传等多种方式。支持的文件格式包括但不限于常见的文档文件（word、excel、ppt、wps、pdf等）、压缩文件（rar、zip等）、图形文件（bmp、jpg、pic等）、数据库文件（dbf、access、sql等）、视频声音文件等。

　　3.支持对接本地扫描仪，实现扫描同步归档或集成扫描设备，一键扫描到档案系统。

　　4.支持历史数据导入：通过后台传输将历史档案数据一次性迁移到当前系统数据库中。

　　5.支持数字化成果接收：负责接收来自数字化扫描、音视频转换、音视频采集、DVD光盘处理等数字化加工产生的各种数字化成果。

　　6.支持元数据录入维护：支持历史档案的案卷级元数据的录入和文件级元数据的录入，提供元数据的录入、修改、删除功能；支持电子文件（包括扫描影像文件、超大型文件）上传；提供档案录入模板的自定义，具有系统的适应性。

　　（三）收集整编

　　系统应具备数据采集、类目设置、分类排序、目录生成、批量处理、导入导出、数据统计、在线打印输出等基本功能。

　　1.支持档案目录数据的操作（包括添加、修改、复制、删除等），支持批量修改；能根据需要增设案卷标签组的标引功能，支持自定义标签组。

　　2.支持批量导入档案元数据或著录信息，生成固定格式档案文件。

　　3.系统支持自带的编号规则自动为档案生成编号。

　　4.支持编目打印：包括案卷目录打印、卷内目录打印、案卷封皮打印、备考表打印等。打印样式可以使用固定模板。

　　5.档案入库：将档案移交库房管理员，入库上架，形成柜架号。

　　（四）档案管理

　　提供在电子档案数据资源的基础上实现档案归档管理、档案借阅管理、档案鉴定、档案销毁、档案移交管理、审批流程自定义管理功能。

　　1.档案归档。需要支持单个档案的归档，批量案卷的归档以及案卷文件夹整体归档功能，归档时可直接鉴定档案的保存期限。

　　2.借阅管理。用户在线查阅档案信息，对于没有权限查看的提交申请，系统提供网络化的借阅审批，也可以与其他业务系统进行审批集成。

　　（1）需要支持电子档案借阅和实体档案的借阅。

　　（2）电子档案借阅支持申请多种权限：在线查看、有水印打印、无水印打印、下载PDF版本、下载原始文件等。

　　（3）支持设置借阅文件的查看次数；支持单独设置借阅文件的水印信息。    

　　（4）自定义借阅审批流程。系统支持自定义借阅审批的人员、步骤、借阅类型、期限、下载打印权限控制等内容。

　　（5）电子档案借阅自动归还功能，支持档案续借和提前归还。实体档案借阅到期可自动提醒催还。

　　3.档案销毁。到期档案可批量发起销毁，审批时可重新鉴定档案价值，且销毁档案自动移至销毁区，并登记为废弃状态。

　　4.支持档案移交登记，可做移交档案的分析和统计。

　　5.支持流程审核步骤的自定义，具备流程自动催办和手动催办功能，可进行流程的转交、协助；支持设置审批步骤的审批时限；支持审批时候输入密码验证当前用户，确保安全性。

　　6.支持档案、案卷文件夹关联流程表单，可直接发起关联档案管理流程。

　　（五）信息利用与展现  

　　1.在线预览。支持常见格式电子档案的在线预览（office类型、pdf、图片、图纸、视频音频、压缩包等）直接预览查看，压缩包支持无解压直接预览。

　　2.防扩散水印标注。系统支持对文件进行水印标注，自定义水印内容。

　　3.具备电子档案查阅页码记忆功能和动静态水印，支持快速创建档案关联关系如附件，引用，快捷链接等，可在浏览当前档案时，快速切换至另一个关联档案。

　　4.支持设置电子档案预转换，提高文件打开速度。

　　（1）档案检索。系统支持关键字检索、高级检索、条件检索、跨类别跨字段模糊检索等档案目录查询，需支持实现档案内容的全文检索，保证目标档案的查全率与查准率。

　　（2）支持OCR识别实现全文检索，支持搜索关键字实时自动推送功能，并显示推送结果。

　　（3）针对公开及内部档案，系统应支持对档案或案卷的关注、分享、收藏等协助功能。

　　（六）档案统计功能

　　包含档案综合情况统计以及档案利用情况统计，具备按照类型、保管期限、年度、密级等进行统计的功能，内置常用的电子档案工作统计的各类报表模板，支持模板的自定义、修改与维护。

　　1. 提供档案统计、接收情况统计、借阅利用情况统计、鉴定情况统计等统计方式，可进行跨全宗、档案门类统计，统计结果可以打印并导出，支持图形化统计分析。

　　2.支持档案台账导出，档案目录在线打印。

　　3.系统应提供打印功能，可支持常用格式文档、表单、流程记录等在线打印功能。

　　（七）档案权限与密级控制

　　1.提供不少于50个注册用户数，系统应能与组织结构相结合，建立权限控制和管理体系，确保系统用户对系统资源的访问受到保护和控制，应做到分类、分组、分级的严格权限管理:

　　（1）分类：按照系统所涉及的档案内容、功能模块进行权限划分。

　　（2）分组：按照系统相关人员的职能进行权限划分，如：领导组、财务组。

　　（3）支持档案按照案卷文件夹授权和密级授权以及IP地址授权等多种方式。

　　（4）具备按照案卷文件夹授权个单个档案独立授权的方式。

　　2.支持三权分立的授权模式：系统管理员，档案管理员，审计员。

　　（1）系统支持设置多层次多角色多级别的权限管理体系，可分管理人、查看人、上传人、编辑人等角色，电子档案权限可细为仅查看标题、在线查看、打印、下载pdf、下载源文件等。

　　（2）支持档案密级控制，且可自定义密级类型和内容，做到同一个目录不同档案具备不同密级权限，密级生效后，档案自动标注为保密状态。

　　（八）系统设置

　　1.支持个性化设置，如登录界面、logo、用户皮肤、栏目布局等。

　　2.用户管理：用户管理功能包括组织机构定义、用户管理、密码修改等功能，通过集成系统管理平台的功能实现。

　　3.全宗管理：支持多全宗管理，实现全宗单位的增、删、改等操作。

　　（九）系统安全性需求

　　1.密码错误锁定，多次密码错误尝试，自动锁定账号。

　　2.账户密码加密存放，防止密码泄漏。

　　3.多端登陆提醒账号多端登陆发出用户提醒。

　　4.自动登出：系统可以设置指定时间内们没有系统访问，则自动登出系统。

　　5.支持数据备份，支持数据库自动备份任务策略（每日备份原文件、每周自动增量备份）。

　　6.支持文件存储和对象存储，平滑扩展，支持镜像存储，实时备份，灵活设置站点文件的存储。

　　（十）其他功能性需求  

　　1.支持站内聊天功能，创建群组聊天。

　　2.系统提供排序功能，满足用户按各个字段排列档案的需求，并可在自动排序基础上手动调整档案顺序。

　　3.系统提供完善的日志管理功能，可以形成系统运行情况、档案访问和使用情况、系统管理情况等日志，并可导出日志报表。

　　4.系统支持以源文件/混淆存储等的存储方式，并提供备份恢复的数据安全机制。

　　5.支持用户个人页面，用户个人页面可以快速查看代办事项、待审批流程，可以从该界面快速打开收藏的文件，快速跳转至其他模块。

　　（十一）系统集成扩展需求

　　1.提供API标准接口，可以实现与OA系统对接，如单点登录，数据同步，组织架构同步，流程对接，上传接口，下载接口，预览接口等。

　　2.系统可实现与微信，钉钉集成，实现微信端、钉钉直接登录档案系统。

　　（十二）产品服务

　　1.提供产品实施服务。合同签订后需在7天完成系统安装、部署、调试和试运行。配合用户进行设置需求调研，根据用户需求进行系统的初始化、参数设置等，提供产品的使用培训，提供培训方案、使用手册等。

　　2.提供产品售后服务。需提供不少于1年的免费维护及升级服务，对产品提供永久免费远程维护服务。

　　六、服务商资格条件：

　　1.应标人具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条所规定的条件。

　　2.应标人必须是具有独立承担民事责任能力的在中华人民共和国境内注册的法人，应标时提交有效的企业法人营业执照（或事业法人登记证）副本复印件。

　　七、采购方式：按照《广东省人事考试局采购管理办法》制度进行采购（意向服务商须提交公司资质、产品报价、产品方案、服务方案并加盖公章）。

　　八、公布期限：自2022年11月7日-2022年11月11日

　　九、联系事项

　　1.联系人（采购申请人）：李先生

　　2.联系方式：020-37605293

　　3.联系地址：广州市越秀区天河路13号润粤大厦4楼